Tenir la comptabilité d'une TPE

Pourquoi le régime fiscal détermine la comptabilité à tenir

Les obligations comptables d’une très petite entreprise (TPE) ne sont pas identiques pour toutes les activités. Elles dépendent principalement de la forme juridique, du régime d’imposition des bénéfices et du régime de TVA. Une micro-entreprise n’a donc pas les mêmes documents à produire qu’une société soumise à l’impôt sur les sociétés ou qu’une entreprise individuelle au régime réel.

Le régime fiscal ne dispense pas de suivre sérieusement les opérations. Même lorsque la comptabilité est allégée, l’entreprise doit pouvoir justifier ses recettes, ses dépenses et la cohérence de ses déclarations auprès de l’administration fiscale.

Micro-entreprise : une comptabilité allégée, mais obligatoire

Le micro-entrepreneur bénéficie d’un régime simplifié : le bénéfice imposable est calculé par l’administration à partir du chiffre d’affaires déclaré, après application d’un abattement forfaitaire pour frais. Il ne déduit donc pas ses charges réelles, ce qui ne signifie pas qu’il peut se passer de suivi comptable.

Selon la nature de l’activité, il doit notamment :

tenir un livre des recettes recensant chronologiquement les encaissements, leur montant, leur origine et le mode de règlement ;
conserver les factures et justificatifs pendant la durée légale applicable, généralement dix ans pour les pièces comptables des commerçants ;
tenir un registre des achats lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures ou denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir des prestations d’hébergement ;
déclarer le chiffre d’affaires selon la périodicité choisie, même en l’absence de chiffre d’affaires.

Le livre des recettes peut être tenu au format papier ou électronique. Les écritures doivent rester fiables, chronologiques et accompagnées des justificatifs correspondants. Les seuils du régime micro sont susceptibles d’évoluer : il est prudent de vérifier les montants actualisés sur le site impots.gouv.fr.

Entreprise individuelle au régime réel : une comptabilité complète

Lorsque l’entreprise individuelle relève du régime réel, les charges réellement supportées peuvent être déduites du résultat, à condition d’être engagées dans l’intérêt de l’activité, justifiées et correctement comptabilisées. En contrepartie, les obligations sont plus importantes.

Une entreprise commerciale ou artisanale doit généralement :

enregistrer les mouvements dans un livre-journal ;
reporter les écritures dans un grand livre ;
réaliser un inventaire au moins une fois tous les douze mois ;
établir des comptes annuels comprenant le bilan, le compte de résultat et, selon les cas, l’annexe.

Le résultat est ensuite reporté dans une déclaration fiscale adaptée à l’activité : déclaration 2031 pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), ou déclaration 2035 pour les bénéfices non commerciaux (BNC). Les professionnels libéraux relevant de la déclaration contrôlée doivent notamment tenir un livre-journal détaillant les recettes et les dépenses, ainsi qu’un registre des immobilisations et amortissements.

Société soumise à l’IS : des comptes annuels et des décisions à formaliser

Une TPE constituée sous forme de société, par exemple une EURL, une SARL, une SASU ou une SAS, est fréquemment soumise à l’impôt sur les sociétés. Elle doit tenir une comptabilité d’engagement, sauf dispositifs particuliers prévus pour certaines petites entreprises.

La société doit enregistrer ses opérations, contrôler ses comptes, établir ses comptes annuels et effectuer sa déclaration de résultats. Le dirigeant doit également conserver les pièces justificatives : factures, relevés bancaires, contrats, notes de frais, bulletins de paie et documents fiscaux.

Après approbation par les associés, les comptes annuels doivent en principe être déposés au greffe. Des dispenses ou simplifications existent pour certaines micro-entreprises et petites entreprises, sous conditions. Elles ne suppriment pas l’obligation de tenir une comptabilité régulière. Le portail officiel Entreprendre.Service-Public.fr détaille les règles applicables selon la forme sociale et la taille de l’entreprise.

La TVA : une obligation distincte du régime de bénéfice

Il faut distinguer le régime d’imposition des bénéfices du régime de TVA. Une entreprise peut être au régime réel pour ses bénéfices tout en bénéficiant de la franchise en base de TVA, ou être assujettie à la TVA avec des obligations déclaratives spécifiques.

En franchise en base, l’entreprise ne facture généralement pas la TVA et ne la récupère pas sur ses achats. Ses factures doivent comporter la mention prévue par la réglementation, notamment « TVA non applicable – article 293 B du CGI », lorsque les conditions sont réunies. En régime réel de TVA, elle doit faire apparaître la TVA collectée et déductible, conserver les factures et déposer des déclarations, selon une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle déterminée par le régime applicable.

Les bons réflexes pour sécuriser la comptabilité d’une TPE

Une organisation simple réduit les erreurs et facilite les déclarations. Il est recommandé de :

séparer autant que possible les flux professionnels et personnels, notamment avec un compte dédié lorsque cela est requis ou utile ;
classer les factures par période et par nature, avec un nom de fichier explicite si elles sont numérisées ;
rapprocher régulièrement les relevés bancaires des écritures comptables ;
suivre les impayés, les immobilisations, les stocks et les dépenses réglées personnellement par le dirigeant ;
anticiper les échéances de TVA, de déclarations de résultat, de cotisations sociales et de dépôt des comptes.

Un expert-comptable peut prendre en charge la tenue, la révision ou seulement la supervision de la comptabilité. La responsabilité du dirigeant demeure toutefois engagée : les déclarations doivent être exactes et les documents conservés de manière exploitable.

FAQ sur la comptabilité des TPE

Une micro-entreprise doit-elle établir un bilan ?

Non, le micro-entrepreneur n’établit généralement pas de comptes annuels comme une société au régime réel. Il doit néanmoins tenir les livres et conserver les justificatifs exigés par son activité.

Peut-on tenir soi-même la comptabilité d’une TPE ?

Oui, aucune obligation générale n’impose de confier la comptabilité à un expert-comptable. Le dirigeant doit toutefois maîtriser les règles applicables, respecter les échéances et produire des documents fiables. L’intervention d’un professionnel devient particulièrement utile en cas de TVA, de paie, de stocks, d’immobilisations ou de société soumise à l’IS.

Combien de temps faut-il conserver les documents comptables ?

Les livres, registres et pièces justificatives comptables doivent généralement être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice pour les besoins comptables. Certaines pièces peuvent être soumises à des délais différents, notamment en matière fiscale, sociale ou commerciale.

Le régime fiscal peut-il changer en cours d’activité ?

Oui. Un dépassement de seuil, une option volontaire ou une modification de la forme juridique peut entraîner un changement de régime. Ce changement peut faire évoluer les déclarations, la TVA, la méthode comptable et les obligations de clôture. Un diagnostic avec un professionnel permet d’anticiper ses conséquences.